Gestern begann es mit den besten Absichten. Ich ging am Morgen in mein Büro mit einem vagen Gefühl dafür, was ich erreichen wollte. Dann setzte ich mich hin, schaltete meinen Computer ein und prüfte meine E-Mails. Zwei Stunden später, nach dem Kampf gegen mehrere Brände, der Lösung der Probleme anderer Menschen und dem Umgang mit dem, was mir zufällig über meinen Computer und mein Telefon zugeworfen wurde, konnte ich mich kaum daran erinnern, was ich vorhatte, als ich meinen Computer zum ersten Mal einschaltete. Ich wurde überfallen. Und ich weiß es besser.
Wenn ich Zeitmanagement unterrichte, beginne ich immer mit der gleichen Frage: Wie viele von euch haben zu viel Zeit und zu wenig Zeit, um damit umzugehen? In zehn Jahren hat noch nie jemand eine Hand erhoben.
Das bedeutet, dass wir jeden Tag anfangen zu wissen, dass wir nicht alles schaffen werden. Wie wir also unsere Zeit verbringen, ist eine wichtige strategische Entscheidung. Deshalb ist es eine gute Idee, eine To-Do-Liste und eine Ignorierliste zu erstellen. Die härteste Aufmerksamkeit, um sich zu konzentrieren, ist unsere eigene.
Aber selbst bei diesen Listen ist die Herausforderung wie immer die Ausführung. Wie kann man sich an einen Plan halten, wenn so viele Dinge drohen, ihn zu zerstören? Wie kannst du dich auf ein paar wichtige Dinge konzentrieren, wenn so viele Dinge deine Aufmerksamkeit erfordern?
Wir brauchen einen Trick.
Jack LaLanne, der Fitnessguru, kennt sich mit Tricks aus; er ist berühmt dafür, sich selbst Handschellen anzulegen und dann eine Meile oder mehr zu schwimmen, während er große Boote voller Menschen schleppt. Aber er ist mehr als nur ein Schausteller. Er erfand mehrere Trainingsgeräte, darunter die mit Riemenscheiben und Gewichtswählern in Fitnessstudios auf der ganzen Welt. Und seine Show, The Jack LaLanne Show, war die am längsten laufende TV-Fitnesssendung, die seit 34 Jahren auf Sendung ist.
Aber nichts davon ist es, was mich beeindruckt. Er hat einen Trick, von dem ich glaube, dass er seine wahre geheime Kraft ist.
Ritual.
Im Alter von 94 Jahren verbringt er die ersten beiden Stunden seines Tages noch mit Sport. Neunzig Minuten Gewichte heben und 30 Minuten schwimmen oder gehen. Jeden Morgen. Das muss er tun, um seine Ziele zu erreichen: An seinem 95. Geburtstag plant er, von der kalifornischen Küste bis zur 20 Meilen entfernten Insel Santa Catalina zu schwimmen. Außerdem, wie er gerne sagt: „Ich kann es mir nicht leisten zu sterben. Es wird mein Image ruinieren.“
So arbeitet er konsequent und bewusst an seinen Zielen. Er macht Tag für Tag die gleichen Dinge. Er kümmert sich um seine Fitness und hat sie in seinen Zeitplan integriert.
Die Verwaltung unserer Zeit muss auch zu einem Ritual werden. Nicht nur eine Liste oder ein vager Eindruck unserer Prioritäten. Das ist weder konsequent noch absichtlich. Es muss ein kontinuierlicher Prozess sein, dem wir folgen, egal was passiert, damit wir uns den ganzen Tag über auf unsere Prioritäten konzentrieren können.
Ich denke, wir können es in drei Schritten tun, die weniger als 18 Minuten an einem achtstündigen Arbeitstag benötigen.
SCHRITT 1 (5 Minuten)
Plan für den Tag festlegen. Bevor Sie Ihren Computer einschalten, setzen Sie sich mit einem leeren Blatt Papier hin und entscheiden Sie, was diesen Tag sehr erfolgreich machen wird. Was können Sie realistisch erreichen, das Ihre Ziele fördert und es Ihnen ermöglicht, am Ende des Tages das Gefühl zu haben, produktiv und erfolgreich zu sein? Schreibe diese Dinge auf.
Nun, am wichtigsten, nehmen Sie Ihren Kalender und planen Sie diese Dinge in Zeitfenster, indem Sie die schwierigsten und wichtigsten Punkte zu Beginn des Tages platzieren. Und mit dem Beginn des Tages meine ich, wenn möglich, bevor ich überhaupt deine E-Mails checke. Wenn Ihre gesamte Liste nicht in Ihren Kalender passt, geben Sie Ihrer Liste eine neue Priorität. Es liegt eine enorme Macht darin, zu entscheiden, wann und wo du etwas tun wirst.
In ihrem Buch The Power of Full Engagement beschreiben Jim Loehr und Tony Schwartz eine Studie, in der sich eine Gruppe von Frauen bereit erklärt hat, über einen Zeitraum von 30 Tagen eine Brust-Selbstprüfung durchzuführen. 100% derjenigen, die sagten, wo und wann sie es tun würden, haben die Prüfung abgeschlossen. Nur 53% der anderen taten es.
In einer anderen Studie stimmten die Drogenabhängigen im Entzug (können Sie eine gestresste Bevölkerung finden?) zu, an einem bestimmten Tag vor 17.00 Uhr einen Aufsatz zu schreiben. 80% derjenigen, die sagten, wann und wo sie den Aufsatz schreiben würden, haben ihn abgeschlossen. Keiner der anderen tat es.
Wenn Sie etwas erreichen wollen, entscheiden Sie, wann und wo Sie es tun werden. Andernfalls streichen Sie es von Ihrer Liste.
SCHRITT 2 (1 Minute pro Stunde)
Neuausrichtung. Stellen Sie Ihre Uhr, Ihr Telefon oder Ihren Computer so ein, dass sie jede Stunde klingelt. Wenn es klingelt, atme tief durch, schau dir deine Liste an und frage dich, ob du deine letzte Stunde produktiv verbracht hast. Schauen Sie sich dann Ihren Kalender an und entscheiden Sie sich bewusst erneut dafür, wie Sie die nächste Stunde nutzen werden. Verwalten Sie Ihren Tag stundenweise. Lass dich nicht von den Stunden beeinflussen.
SCHRITT 3 (5 Minuten)
Überprüfung. Schalten Sie Ihren Computer aus und schauen Sie sich Ihren Tag an. Was hat funktioniert? Worauf hast du dich konzentriert? Wo wurdest du abgelenkt? Was hast du gelernt, das dir helfen wird, morgen produktiver zu sein?